Bloemenstraat 23 – 8310 Assebroek | Blokstraat 32 – 8000 Brugge

www.livingbybeing.be | info@livingbybeing.be

Privacybeleid

Living by Being – Groepspraktijk voor psychologie en psychotherapie, counseling en coaching

1. Wie zijn wij?

Praktijk Living by Being hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Iedere psycholoog, therapeut en coach binnen de praktijk verwerkt uw gegevens met de nodige zorg en aandacht voor veiligheid.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Nele De Meyere, klinisch psycholoog en psychotherapeut
Erkenningsnummer Psychologencommissie: 742106048
Visumnummer klinisch psycholoog: 277927
RIZIV-nummer: 70241559000
Ondernemingsnummer: BE0869828890
Bloemenstraat 23, 8310 Assebroek
nele@livingbybeing.be - +32 497534851
www.livingbybeing.be

De collega’s werkzaam binnen de praktijk van Living by Being zijn zelfstandigen die elk optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van hun eigen cliënten.

2. Wettelijk kader

We houden ons aan de wettelijke bepalingen rond de bescherming van persoonsgegevens, waaronder:

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR, Verordening EU 2016/679)
De Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen
De Wet op de Patiëntenrechten (22 augustus 2002)
De Kwaliteitswet – Wet inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg (22 april 2019)
De deontologische code van de Psychologencommissie

3. Welke gegevens verwerken we?

Living by Being kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer
Gezondheidsgegevens: klachten, diagnose, behandelingsverloop, sessieverslagen
Facturatiegegevens: betalingsgegevens, mutualiteitsgegevens, RIZIV-informatie
Communicatie: berichten via het contactformulier, e-mails
Afsprakenbeheer: gegevens ingevoerd via het online afsprakensysteem (Rosa)

Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor het doel waarvoor ze werden ingezameld en enkel zolang dit noodzakelijk is.

4. Doeleinden van de verwerking

We verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Het verlenen van kwalitatieve gezondheidszorg: preventie, diagnose en behandeling (AVG art. 9.1.f)
Het naleven van wettelijke verplichtingen als zorgverlener (AVG art. 6.1.c)
De financiële afhandeling van consultaties en terugbetalingen via het ziekenfonds of OCMW
Boekhoudkundige verwerking (geanonimiseerde gegevens waar mogelijk)
Het vlotte verloop van de praktijkwerking, zoals het vastleggen van afspraken (AVG art. 6.1.f)
Wetenschappelijk onderzoek, enkel geanonimiseerd en mits correcte wettelijke machtiging
Marketing en communicatie, enkel met uw voorafgaande toestemming

5. Rechtsgrond

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de begeleiding waarvoor u zich heeft aangemeld
Wettelijke verplichtingen: wanneer de wet ons verplicht bepaalde gegevens bij te houden of te delen (bv. RIZIV, Kwaliteitswet)
Gerechtvaardigd belang: voor de vlotte werking van de praktijk, voor zover uw belangen niet zwaarder doorwegen
Toestemming: voor marketing, testimonials en niet-noodzakelijke verwerkingen – u kunt deze toestemming steeds intrekken

6. Beroepsgeheim en vertrouwelijkheid

Alle psychologen en therapeuten verbonden aan Living by Being zijn onderworpen aan het beroepsgeheim (art. 458 Strafwetboek en AVG art. 9.3). Alles wat u deelt tijdens sessies wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Uitzonderingen zijn wettelijk bepaald en beperkt tot:

Situaties van ernstig en acuut gevaar voor uzelf of derden
Wettelijke verplichtingen tot medewerking aan gerechtelijk onderzoek

In groepscontexten (groepstrajecten, workshops) kan Living by Being geen absolute vertrouwelijkheid tussen deelnemers onderling garanderen. Elke deelnemer verbindt zich er uitdrukkelijk toe om wat anderen delen strikt vertrouwelijk te behandelen.

Medewerkers met toegang tot administratieve gegevens zijn contractueel gebonden aan geheimhouding en hebben uitsluitend toegang tot gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun taken.

7. Gebruik van testimonials en ervaringen

Living by Being kan ervaringen, resultaten of feedback van cliënten gebruiken voor marketing- of opleidingsdoeleinden. Dit gebeurt uitsluitend:

volledig anoniem, of
met expliciete voorafgaande toestemming van de cliënt

Gezien de therapeutische context is het delen van een getuigenis per definitie gevoelig – het impliceert immers dat iemand begeleiding heeft gezocht. Living by Being vraagt toestemming dan ook altijd expliciet en schriftelijk, en nooit impliciet of onder druk.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via info@livingbybeing.be. Na intrekking worden uw gegevens niet langer voor dit doel gebruikt.

8. Delen van gegevens

Uw gegevens worden enkel gedeeld in de volgende situaties:

Met andere zorgverleners waarmee u een behandelrelatie hebt, enkel de informatie die noodzakelijk is voor uw behandeling – steeds met uw geïnformeerde toestemming
Voor terugbetalingen: met uw ziekenfonds of, voor niet-verzekerde patiënten, met uw OCMW
Voor wetenschappelijk onderzoek: enkel geanonimiseerd en via instanties met de correcte wettelijke machtigingen
Met externe verwerkers die technische diensten leveren aan de praktijk (zie art. 9)

9. Externe verwerkers en internationale gegevensoverdracht

Voor de werking van de praktijk maakt Living by Being gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht:

Rosa (www.rosa.be) – online afsprakenbeheer
One.com – beveiligde mailserver voor contactverzoeken via de website
Boekhoudkundige software en/of boekhouder – voor facturatieverwerking
Billit (www.billit.be) – boekhoudpakket en facturatie MailerLite (www.mailerlite.com) – nieuwsbriefplatform
Google Analytics – anonieme websiteanalyse

Al deze partijen zijn gebonden aan een verwerkersovereenkomst en verwerken gegevens conform de GDPR.

Sommige van deze externe tools kunnen gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Waar dit het geval is, worden passende waarborgen voorzien, zoals standaard contractuele clausules (SCC’s) of samenwerking met partijen die voldoen aan de GDPR-vereisten. Living by Being wisselt zelf geen persoonsgegevens uit met organisaties buiten de EER.

10. Bewaring van gegevens

We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. De volgende termijnen zijn van toepassing:

Cliëntendossier (gezondheidsgegevens): minimum 30 jaar na de laatste behandeling, conform de wettelijke verplichting voor gezondheidszorgbeoefenaars
Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Contactformuliergegevens: niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling van het verzoek
Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming

11. Beveiliging

Living by Being neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Contactverzoeken via de website worden verstuurd via een beveiligde mailserver en worden enkel ingezien door de coördinator en de betrokken psycholoog.

In geval van een datalek waarbij uw persoonsgegevens zijn betrokken, brengt Living by Being u hiervan op de hoogte en meldt dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, conform de wettelijke verplichtingen.

12. Uw rechten

Als cliënt heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: u kunt uw dossier (onder voorwaarden) inkijken
Recht op rectificatie: u kunt objectieve gegevens (bv. contactgegevens) laten verbeteren of documenten toevoegen
Recht op verwijdering: u kunt vragen om verwijdering van gegevens, voor zover de wettelijke bewaartermijnen dit toelaten
Recht op beperking van verwerking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken
Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via info@livingbybeing.be. We reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

13. Opnames van sessies

Living by Being kan online sessies of groepssessies (zoals groepstrajecten of workshops) opnemen voor opleidings- of kwaliteitsdoeleinden. U wordt hiervan steeds vooraf op de hoogte gebracht.

Opnames zijn primair gericht op de begeleider en/of de gedeelde inhoud.
Deelnemers komen in principe niet herkenbaar in beeld.
Indien u toch zichtbaar of hoorbaar zou zijn, gebeurt dit enkel met voorafgaande kennisgeving en, waar vereist, met uw uitdrukkelijke toestemming.

Bij online deelname heeft u steeds de mogelijkheid om uw camera en/of microfoon uit te schakelen. Individuele therapiesessies worden nooit opgenomen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

14. Cookies

De website www.livingbybeing.be maakt gebruik van cookies voor:

Functionele doeleinden: noodzakelijk voor de werking van de website
Analytische doeleinden: anonieme meting van websitebezoek
Marketingcookies: enkel met uw voorafgaande toestemming

Bij uw eerste bezoek wordt uw toestemming gevraagd via een cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk moment aanpassen via de browserinstellingen.

15. Klachten

Living by Being streeft naar een kwaliteitsvolle en respectvolle begeleiding. Heb je toch een bezorgdheid of klacht over de verwerking van je persoonsgegevens of over je begeleiding? Bespreek die bij voorkeur rechtstreeks met je therapeut. Een open gesprek is vaak de snelste en meest zinvolle weg. Wij doen er alles aan om samen een oplossing te vinden. Daarnaast kunnen klachten ook schriftelijk worden gemeld via info@livingbybeing.be. We streven ernaar een klacht binnen de 10 werkdagen te beantwoorden.

Lukt dat niet, of voel je je daar niet comfortabel bij? Dan kan je ook terecht bij:

Psychologencommissie – www.compsy.be
Federale Ombudsdienst Gezondheid – www.ombudsfederaal.be
Gegevensbeschermingsautoriteit (voor privacygerelateerde klachten) – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

16. Wijzigingen

Living by Being behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op www.livingbybeing.be. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd aan actieve cliënten.

Laatste update: 22/3/2026

Living by Being – www.livingbybeing.be